Naczelnik wydziału

Warunki pracy

Warunki pracy:
Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
Pomieszczenia zakładu pracy uwzględniają potrzeby osób niepełnosprawnych w zakresie przystosowania stanowisk pracy, pomieszczeń higieniczno-sanitarnych i ciągów komunikacyjnych oraz spełniają wymagania dostępności do nich. Brak dostępu do części pomieszczeń dla osób poruszających się na wózkach inwalidzkich. Stanowisko pracy mieści się na czwartym piętrze budynku biurowego.

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań
Ogólny zakres czynności na stanowisku pracy:
Praca administracyjno-biurowa; obsługa komputera powyżej 4 godzin dziennie.
Czynności fizyczne:
1. rozmowy telefoniczne zewnętrzne i wewnętrzne oraz kontakty z innymi pracownikami w innych wydziałach.
2. konieczność poruszania się po terenie Urzędu.

Zakres zadań

• będzie odpowiedzialna za nadzór nad prawidłowym działaniem Archiwum Zakładowego UPRP
• sporządzanie planów i sprawozdań dotyczących działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji w archiwum zakładowym a także bieżące aktualizowanie instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego UPRP, w tym uzgadnianie instrukcji z właściwymi organami, w celu zapewnienia zgodności stosowanych procedur w Urzędzie z przepisami prawa
• nadzór nad przygotowywaniem materiałów archiwalnych do przekazania i udział w ich przekazywaniu do właściwego archiwum państwowego (Archiwum Akt Nowych) i Archiwum Dokumentu Elektronicznego (ADE) oraz weryfikacja poprawności przygotowanej przez komórki organizacyjne ewidencji oraz nadzór nad przekazywaniem dokumentacji do Archiwum Zakładowego, w celu zapewnienia właściwej realizacji zadań wydziału
• nadzór nad sporządzaniem spisów zdawczo-odbiorczych materiałów archiwalnych przekazywanych do właściwego archiwum państwowego
• nadzór nad udostępnianiem akt upoważnionym osobom
• współpracę z innymi komórkami organizacyjnymi UPRP w zakresie archiwizacji dokumentów
• nadzór nad czynnościami związanymi z przyjmowaniem, przechowywaniem, zabezpieczaniem zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji
• nadzór nad zachowaniem porządku i estetyki w magazynach archiwalnych oraz zabezpieczanie pomieszczeń archiwalnych przed ewentualnym wstępem do nich niepowołanych osób.

Wymagania niezbędne

• znajomość przepisów ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
• znajomość przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych
• znajomość przepisów ustawy o finansach publicznych
• umiejętność zarządzania pracownikami
• umiejętności analityczne
• dobra organizacja pracy własnej
• umiejętność pracy w zespole
• rzetelność, systematyczność i terminowość
• orientacja na klienta/interesariusza
• łatwość komunikowania się (komunikacja interpersonalna i pisemna)
• radzenie sobie w sytuacjach trudnych (odporność na stres)
• umiejętności obsługi komputera i korzystania z narzędzi informatycznych (obsługa komputera, poczty elektronicznej, korzystania z wyszukiwarki internetowej, pakietu MS Office MS Excel) oraz urządzeń biurowych (faks, skaner, kopiarka)
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• posiadanie dokumentu potwierdzającego przeszkolenie z zakresu przepisów o funkcjonowaniu archiwów
• dobra znajomość działania systemu EZD
• posiadanie świadectwa ukończenia kursu kancelaryjno - archiwalnego drugiego stopnia