Naczelnik Wydziału w Departamencie Administracyjno-Gospodarczym

Stanowisko pracy : Naczelnik Wydziału Administracyjnego

Liczba poszukiwanych kandydatów/ wymiar etatu: 1 osoba/1 etat - umowa o pracę

Oferujemy:

• przejrzyste zasady wynagradzania,
• możliwości rozwoju zawodowego i podnoszenia kwalifikacji,
• pracę w największej agencji płatniczej w Europie.

Główne obowiązki:

• Organizowanie prawidłowej obsługi administracyjno-gospodarczej, administrowanie pomieszczeniami Centrali Agencji - utrzymywanie administrowanych powierzchni w należytym stanie technicznym; dbałość o estetykę, wyposażenie i prawidłową eksploatacją powierzchni biurowych.
• Nadzór nad obsługą umów najmu powierzchni biurowej Centrali ARiMR, w tym nad wykonaniem i rozliczeniem umów.
• Udział w kompleksowym procesie pozyskania powierzchni biurowych na potrzeby Centrali ARiMR.
• Nadzór nad prawidłową realizacją spraw związanych z zapewnieniem bezpieczeństwa pożarowego, fizycznego i środowiskowego administrowanych powierzchni.
• Nadzór nad prowadzeniem spraw związanych z udzielaniem upoważnień zgodnie z polityką bezpieczeństwa informacji w ARiMR, zarządzanie prawami dostępu w budynkowych systemach kontroli i bezpieczeństwa (SKD, SSWiN).
• Bieżąca współpraca z Wynajmującymi, koordynacja przeglądów, serwisów i prac konserwacyjnych systemów budynkowych.
• Nadzór w zakresie spraw związanych z prowadzeniem dokumentacji przeglądów technicznych systemów zabezpieczeń i systemów wspomagających, zgodnie z polityką bezpieczeństwa informacji w ARiMR.
• Współpraca z administracją budynków, ochroną oraz firmą sprzątającą w zakresie bieżących spraw, wynikających z użytkowania, ochrony i utrzymania pomieszczeń Centrali Agencji.
• Planowanie oraz nadzór nad zakupem usług, związanych z bieżącym utrzymaniem powierzchni Centrali ARiMR.
• Nadzór nad organizacją przeprowadzek pracowników Centrali ARiMR.
• Nadzór nad prawidłową obsługą sal konferencyjnych w zakresie aranżacji, obsługi multimedialnej.
• Nadzór nad prowadzeniem spraw z zakresu zadań Właściciela Zasobu „RED – Rejestr dokumentów i spraw"
• Współpraca w zakresie administrowania majątkiem w Centrali Agencji.
• Przygotowanie założeń do planu finansowego w zakresie realizowanych zadań.
• Udział w pracach Zespołu odpowiedzialnego za opracowanie i wdrożenie Planów Zapewnienia Ciągłości Działania ARiMR.
• Inicjowane nowych rozwiązań, dodatkowych prac w celu efektywnego zarządzania procesami administracyjnymi w celu zapewnienia wysokiej jakości standardów.
• Monitoring i działania, zmierzające do optymalizacji kosztów administracyjnych.

Wymagania konieczne:

• Wykształcenie wyższe.
• Udokumentowany co najmniej 4 letni staż pracy
• Doświadczenie w pracy w obszarze powiązanym z zarządzaniem/ administrowaniem nieruchomościami biurowymi.
• Doświadczenie w negocjacjach umów.
• Doświadczenie we współpracy z zarządcą budynku lub najemcami budynków.
• Doświadczenie w zakresie eksploatacji obiektów budowlanych.
• Doświadczenie w nabywaniu usług związanych z bieżącym utrzymaniem powierzchni/remontami.
• Doświadczenie w zarządzaniu budżetami w sektorze publicznym (budowanie, monitorowanie i rozliczanie budżetu).
• Znajomość Ms Excel na poziomie zaawansowanym.

Wymagania pożądane:

• Znajomość w zakresie zarządzania systemami kontroli dostępu (SKD, SSWiN, CCTV).
• Posiadanie uprawnień inspektora ochrony przeciwpożarowej.
• Znajomość przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.
• Znajomość przepisów ustawy o finansach publicznych.