Inspektor ds. zarządzania dokumentacją w Wydziale Archiwum w Biurze Organizacji Urzędu

Termin składania dokumentów: 31 sierpnia 2020r.

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku:

Główne odpowiedzialności:

• określanie zasad postępowania z dokumentacją, doradzanie komórkom organizacyjnym Urzędu w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw w porozumieniu z koordynatorem czynności kancelaryjnych,
• ocena stanu uporządkowania, przejmowanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji, prowadzenie ewidencji zasobu, opracowywanie zespołów archiwalnych, udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji, wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego, przeprowadzanie skontrum dokumentacji.

Charakterystyka pracy:

• przyjmowanie dokumentacji do archiwum zakładowego z komórek organizacyjnych,
• inicjowanie brakowania dokumentacji i przeprowadzanie procesu brakowania,
• przeprowadzanie kwerend,
• przygotowanie dokumentacji do ekspertyz archiwum państwowego,
• przygotowywanie materiałów archiwalnych do przekazania do archiwum państwowego,
• praca na stanowisku związana jest ze znajomością zagadnień dotyczących ww. zadań oraz m.in. następujących aktów prawnych: ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej, rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, ustawa o ustroju miasta stołecznego Warszawy, ustawa o samorządzie gminnym, ustawa o samorządzie powiatowym, ustawa o pracownikach samorządowych.

Informacja o warunkach pracy na danym stanowisku:

Miejsce pracy: Praca w budynku i poza budynkiem Urzędu. Bezpieczne warunki pracy. Budynek wyposażony w windy. Windy dostosowane do wózków inwalidzkich. Ciągi komunikacyjne w budynku umożliwiającą poruszanie się wózkiem inwalidzkim. Budynek niedostosowany dla osób niesłyszących, niewidomych, i słabowidzących.

Stanowisko pracy: Stanowisko pracy związane jest z pracą przy komputerze, prowadzeniem rozmów telefonicznych, obsługą klienta oraz przemieszczaniem się wewnątrz budynku i w terenie (w tym magazyny archiwum zakładowego). Praca na danym stanowisku wymaga wysiłku fizycznego, pracy na wysokości do 1m oraz kontaktu z czynnikami mikrobiologicznymi. Na stanowisku pracy brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, słabowidzącym oraz niesłyszącym.

Wymagania niezbędne:

• obywatelstwo polskie - o stanowisko mogą ubiegać się również osoby nieposiadające obywatelstwa polskiego zgodnie z art. 11 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1260 z późn. zm.),
• pełna zdolność do czynności prawnych oraz korzystanie z pełni praw publicznych,
• niekaralność za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe,
• nieposzlakowana opinia,
• wykształcenie wyższe minimum I stopnia,
• minimum 3-letni staż pracy,
• powyżej 3-letnie doświadczenie zawodowe z zakresu zarządzania dokumentacją, w pracy biurowej,
• wymagane kompetencje: identyfikacja z urzędem, dążenie do rezultatów, sumienność, samodzielność, komunikacja.

Wymagania dodatkowe:

• wykształcenie wyższe minimum I stopnia z zakresu: historii, nauk społecznych, administracji lub jednolite magisterskie na kierunku prawo.

Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych: W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w jednostce, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, jest niższy niż 6%.