Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych w Warszawie
Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:

Główny specjalista

Miejsce pracy: Warszawa

Ogłoszenie o naborze Nr 146103

Warunki pracy

Warunki pracy:

użytkowanie sprzętu biurowego (komputer, drukarka, kserokopiarka, skaner),
permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) oraz klienta wewnętrznego (dyrektorzy komórek organizacyjnych, poszczególni pracownicy departamentów, wydziałów itd.),
kontakty z wykonawcami usług, dostaw i robót w celu m.in. dokonania rozeznania rynku, ustalenia zasad współpracy czy bieżącej współpracy z tymi podmiotami,
kontakty z innymi urzędami i firmami w sprawach związanych ze specyfiką wykonywanych zadań,

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

wejście do budynku NDAP jest dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnością - brak progów utrudniających poruszanie się osobom z niepełnosprawnością ruchową,
budynek wyposażony jest w podest ruchomy dla osób ze szczególnymi potrzebami,
stanowisko pracy usytuowane jest na 2 piętrze budynku, natomiast realizacja zadań wymaga przemieszczania się po wszystkich kondygnacjach budynku,
stanowisko pracy jest wyposażone w monitor ekranowy - czas pracy przy monitorze powyżej połowy dobowego czasu pracy, z naturalnym i sztucznym oświetleniem.

Zakres zadań

Prowadzi sprawy związane z obsługą sekretariatu Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w celu zapewnienia sprawnej i profesjonalnej obsługi urzędu;
Sporządza projekty pism i odpowiedzi w stosunku do innych jednostek administracji publicznej, kontrahentów oraz komórek organizacyjnych wewnątrz NDAP w celu wypełnienia obowiązków spoczywających na komórce organizacyjnej oraz wsparcie w tym zakresie Naczelnego Dyrektora;
Prowadzi rejestr zarządzeń Naczelnego Dyrektora, w celu zapewnienia należytego obiegu dokumentów w tym zakresie, w szczególności dba o zachowanie należytej ścieżki akceptacji oraz właściwego numerowania dokumentów;
Prowadzi i aktualizuje kalendarz spotkań i czynności dla Naczelnego Dyrektora oraz obsługuje Naczelnego Dyrektora w zakresie delegacji i wyjazdów służbowych (w szczególności organizuje przejazdy i noclegi oraz wyżywienie – dokonuje rezerwacji i/lub zmian w rezerwacjach) w celu zapewnienia sprawnej i profesjonalnej obsługi urzędu;
Zastępuje pracownika obsługującego sekretariat Zastępców Naczelnego Dyrektora lub Dyrektora Generalnego w pełnieniu obowiązków służbowych, w celu zabezpieczenia profesjonalnej i nieprzerwanej obsługi organu administracji państwowej;
Prowadzi dokumentację w związku z realizacją umów na dostawy i usługi, w celu zapewnienia optymalnego poziomu realizacji potrzeb urzędu w zakresie właściwości Wydziału;
Realizuje inne polecenie przełożonych w zakresie zgodnym z kompetencjami w celu zapewnienia efektywnego funkcjonowania urzędu.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: wyższe
doświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 3 lata doświadczenia zawodowego w tym 2 lata na stanowisku związanym z obsługą asystencką lub administracyjno-biurową jednostki sektora finansów publicznych

Język angielski – B1
znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej
znajomość ustawy o służbie cywilnej - podstawy
umiejętność analitycznego myślenia i samodzielnego formułowania wniosków
komunikatywność, w tym umiejętność jasnego formułowania wypowiedzi pisemnych i ustnych
umiejętność obsługi pakietu MS Office
Posiadanie obywatelstwa polskiego
Korzystanie z pełni praw publicznych
Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

przeszkolenie z zakresu zamówień publicznych
przeszkolenie z zakresu przepisów dot. ochrony osób i mienia

Dokumenty i oświadczenia niezbędne

CV
Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe

kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatówKopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy

Termin i miejsce składania dokumentów

Dokumenty należy złożyć do: 2025-01-02 Decyduje data:wpływu oferty do urzędu Miejsce składania dokumentów:
Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych
ul. Rakowiecka 2D
02-517 Warszawa

Dane osobowe - klauzula informacyjna:

Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).

Administrator danych i kontakt do niego:
Kontakt do inspektora ochrony danych:
Cel przetwarzania danych:
przeprowadzenie naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej oraz archiwizacja dokumentów po przeprowadzeniu naboru
Informacje o odbiorcach danych:
Okres przechowywania danych:
czas niezbędny do przeprowadzenia naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej (z uwzględnieniem 3 miesięcy, w których dyrektor generalny urzędu ma możliwość wyboru kolejnego wyłonionego kandydata, w przypadku, gdy ponownie zaistnieje konieczność obsadzenia tego samego stanowiska), a następnie przez czas wynikający z przepisów o archiwizacji
Uprawnienia:
1. prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;
2. prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych;
3. prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
4. prawo do usunięcia danych osobowych;
  - żądanie realizacji tych praw należy przesłać w formie pisemnej na adres kontaktowy administratora danych, podany powyżej;
5. prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
Podstawa prawna przetwarzania danych:
1. art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
2. art. 22¹ Kodeksu pracy, ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej oraz ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w zw. z art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
3. art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO.
Informacje o wymogu podania danych:
Podanie danych osobowych w zakresie wynikającym z art. 22¹ Kodeksu pracy oraz ustawy o służbie cywilnej (m.in. imię, nazwisko, dane kontaktowe, wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, wymagania do zatrudnienia w służbie cywilnej) jest dobrowolne, jednak niezbędne, aby uczestniczyć w procesie naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej.

Podanie innych danych w zakresie nieokreślonym przepisami prawa, zostanie potraktowane jako zgoda na przetwarzanie danych osobowych. Wyrażenie zgody w tym przypadku jest dobrowolne, a zgodę tak wyrażoną można odwołać w dowolnym czasie.

Jeżeli podane dane będą obejmowały szczególne kategorie danych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, konieczna będzie wyraźna zgoda na ich przetwarzanie, która może zostać odwołana w dowolnym czasie.
Inne informacje: podane dane nie będą podstawą do zautomatyzowanego podejmowania decyzji; nie będą też profilowane